Et lille skridt teknologisk – et gigantisk skridt fremad for din virksomhed

Et lille skridt teknologisk – et gigantisk skridt fremad for din virksomhed

“Er det ikke rigtig: vi kan ikke længere bare lægge én årlig plan – og så regne med at den holder hele året”?

En gang påbegyndte mange virksomheder deres planlægningsproces i september, og brugte en stor del af fjerde kvartal på planen. Så snart planen blev godkendt, var der få ændringer hen over året. Istedet blev der måske brugt mere tid på at forklare de faktiske forskelle i løbet af året – i forhold til virksomhedens udvikling.

Senere, da forandringerne af næsten enhver art, begyndte at accelerere, udviklede virksomhederne et rullende forecast. I stedet for at vente indtil regnskabsårets afslutning/et helt år, på at begynde en ny planlægningscyklus, begyndte virksomhederne at planlægge og tilpasse deres budgetter baseret på faktiske data – sådan opstod det rullende 12-måneders forecast.

I dag er situationen for mange virksomheder den, at de har brug for realtidsplanlægning for at tage højde for de mange og og pludselige ændringer i markedet. Ændringer der kræver, at virksomheder hurtigt og agilt kan reagere på disse.

Alle mand på dæk!

For at der kan planlægges/reageres på denne måde, må alle dele af organisationen involveres.

  • Økonomiafdeling: Her drejer det sig om: balancer og resultatopgørelse – finansiel planlægning, økonomistyrings planlægning for omkostningscentre, interne ordrer, profitcentre, projekter og dimensioner af rentabilitet, herunder logistik information såsom kunder, produkter og regioner.
  • Afdelinger/stabe: HR planlægger medarbejderstaben, løn, ydelser og uddannelse. Salgs- og marketingafdelinger estimerer kundeefterspørgsel, planlægning af udgifter , tilbud og evaluering af produktpriser. I produktionen kigger de på kapaciteten og produktblandingen samt materialeanskaffelser. I bedste fald supplerer salgs- og produktionsplanlægning hinanden.
  • Øvrige organisatorisk enheder: Specielt i store organisationer planlægger forretningsenheder og datterselskaber også, og disse planer skal ”rulles op” til koncern niveau. Tilsvarende med intercompany afstemning, samt tværgående forretningsmæssige tilpasninger der kan være nødvendige at foretage.

 

Integration af planlægningen

En væsentlig udfordring i selv mindre/mellemstore virksomheder, har altid været siloopdelt planlægning.  I mange virksomheder udføres derfor forskellige typer af planlægning, i forskellige systemer eller regneark (hvor kan man nå langt med Excel), der kræver manuel konsolidering. Og hver gang der er ændringer starter konsolideringen/afstemningen fra scratch.

Heldigvis er der hjælp i moderne planlægnings- og økonomistyrings løsninger – ERP løsninger.

I stedet for at bøvle med (og stole på) på forskellige systemer og manuelle processer – muliggør disse løsninger, en samlet automatisere og konsolideret visning af alt planlægning og forecasts på tværs af alle finansielle, operationelle og organisatoriske enheder.

Og da alle data – både operationelle og ledelsesmæssige, er tilgængelige i samme løsning – er der ingen siloer, forberedelsestid eller fejl i data! Dermed er vi henne ved realtids scenariet, der er så vigtigt.

Virksomheden kan, med tilgængelig realtidsinformation, lave simuleringer, what-if analyser, forudsigende ressourcebehov og modellering af utallige planlægningsmuligheder.

 

Et lille skridt teknologisk – et gigantisk skridt fremad for din virksomhed

Når jeg skriver, at det er et lille skridt teknologisk, skal det forstås sådan, at standard ERP løsningerne ER opfundet. De har eksisteret længe og er velafprøvede. De er brugervenlige, til at komme i nærheden af økonomisk (jeg er nordjyde – så det er min måde at udtrykke det på), kan implementeres indenfor kort tid – den jeg tænker på kan erfaringsmæssigt gøres på højst et par måneder, og kræver ofte ikke yderligere udvikling – udover lokal opsætning.

Så det er ikke det, som skal holde virksomheden tilbage.

Og den forretningsmæssige værdi kan blive ”gigantisk”, som det allerede er blevet beskrevet ovenfor.

Nøglemedarbejderes tid bliver rettet væk fra administration/transaktioner – og over mod fremtiden….planlægning, udvikling og proaktiv reaktion på alle de udfordringer din virksomhed møder.

Og når dine medarbejdere mærker, at de er med til at gøre en afgørende forskel – bliver arbejdsglæden også meget større.  Det vil forandre din virksomhed!

 

Af Henrik Morten Ranum