Får du lavet en opfølgning af KPI’erne?


Nu er vi kommet til den sidste del omkring KPI’er.

Har du ikke har fået læst om de to første afsnit, så gennemgår jeg dem hurtigt her; I første del, så vi på 4 vigtige forudsætninger, for at arbejde med KPI’er. Anden del 2 handler om at opstille meget specifikke og klare måle(punkter) i produktionen.

I vores tredje og sidste deI omkring KPI’er, vil vi se nærmere på opfølgning på formulerede mål.

Det er jeg ret sikker på”, ”Hvad synes I?Det er vores forventning!” ”Hvor har du det tal fra – det er ikke det samme vi har i økonomiafdelingen?

Personligt har jeg prøvet mere end én gang, ikke at være i stand til at formulere målene klare, enkle, tydelige og ikke mindst målbare – uanset hvor umage jeg gjorde mig. Og det betød desværre jeg ikke helt kom i mål.

Målbare Målene skal også være målbare. I skal være i stand til at måle på, om medarbejdernes indsatser er effektive eller ej – og det med så præcise data (tal) som muligt. Dette giver også mulighed for delmål, og dermed løbende at vurdere, og vi bevæger i den rigtige retning – eller der skal justeres.

 

Jeg kunne simpelthen ikke dokumentere med korrekte og aktuelle tal, hvor langt vi var nået, hvilket betød, at opfølgningen blev til lidt fakta og gætværk. Det gjorde sig ikke godt hverken på leder- eller tavlemøder.

Enkelte gange havde afdelingerne imellem forskellige tal – og så kom tvivlen, der var med til at troværdigheden til projektet faldt. Udfordringen her blev, at de fleste ikke længere var motiverede til at arbejde i samme retning – og det ved vi alle, er afgørende for at komme i mål!

Hvad er udfordringen?

Udfordringen handler om DATA.

En virksomhed kan består af mange ”data-øer”, som langsomt er vokset frem gennem årene.

Økonomiafdelingen har sit regnskabs-/økonomisystem, sælgerne et CRM system, produktionen tegner i CAD, dokumenterer på fildrevet eller et kvalitetssystem og laver styklister i Excel, kørende montører bruger en APP til at registrere på opgaver og tage billeder. ALLE afdelinger har mange Excel ark, som de styrer efter og laver statistikker i – ja, du kan sikkert finde flere eksempler hos din virksomhed.

“Data-øerne” betyder, at det er let at lave fejl, fordi du bliver nødt til at fiske data frem, og så er der alt bøvlet med at gøre det!

Som konsulent er det noget, jeg ofte har oplevet som et problem i mange forskellige virksomheder og organisationer.

Når det kommer til at få udryddet “data-øerne” i virksomhederne, så bliver jeg nødt til at tale om IT-systemer, fordi som jeg ser det, er det løsningen på udfordringen.

Det er dog ikke hvilket som helst IT-system vi skal tale om her.

Det der kan være med til at få ryddet op i og fjerne “data-øerne” er et tidssvarende ERP system.

Er det nu virkelig også nødvendigt at investere i et nyt ERP-system?

Jamen, så slemt er det da heller ikke…

Hvis du sidder hver dag, og bruger unødvendig meget tid på at lede efter de rette tal, hvis du skal åbne mere end ét program, hvis du ikke længere har overblikket, hvis virksomheden ikke længere er gennemsigtig, så er det altså slemt.

For det betyder, at I får svært ved at følge op på jeres mål og at dokumentere,  at I sætter de rigtige aktiviteter i gang. Men derudover vil I, også kunne opleve det som en udfordring at få alle medarbejderne til at arbejde i samme retning – fordi styringen bliver uklar.

Så ja, det er nødvendigt at investere i et ERP-system.

Nedenfor kan du se et eksempel på hvad du får i et ERP-system:

 

Et moderne ERP-system giver dig mulighed for at håndtere økonomi, salg/crm, service, indkøb, lager, projekt og produktion i ét system.

Det betyder, at I får – helt automatisk – samlet ALLE relevante data ét sted.

Alle jeres data er til rådighed, for de medarbejdere der har brug for dem.

Et ERP-system, indeholder ligeledes også rigtig mange rapporterings og BI muligheder – det gør det nemmere for jer, at følge op på jeres KPI’er.

En anden fordel er, at du altid er opdateret med aktuelle tal, da du kan trække dem ud, dugfriske og lige fra ERP-systemet.

”Lad os alle se på den rapport, jeg lige har opdateret inden vores møde. Hvordan kommer vi videre de næste 14 dage?”. For mig var det en kæmpe lettelse, at det tog 3 min at forberede rapporten – og den var fint grafisk sat op (det er jeg ikke selv ret god til), tallene var 100% korrekte – OG møderne handlede om, hvordan vi nåede målene ved fælles indsats!

Så derfor – få kigget på de grundlæggende data og kilder I vil bruge som input til KPI’er – her ligger kernen til god styring. Her er produktionsløsningen/ERP systemet central, da den i realtid samler strategiske og operationelle data-  i én løsning.

På bloggen her, kan du finde inspiration til jeres næste ERP-system, eller du kan læse mere om både hvad ERP er, eksempler på anvendelse mv – og løsninger til produktionsvirksomheder.

 

Læs vores to foregående indlæg om KPI’er:

Styring efter KPI’er – Produktionschefens store forspring

God styring efter KPI’er – SMART modellen – og hvilke områder skal du vælge?

 

Vil du høre mere fra Boyum IT?

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få inspiration, nyheder og tips og tricks til, hvordan du kan få din virksomhed til, at vækste med SAP Business One og beas Manufacturing.


Jeg giver lov til at Boyum IT via email må sende mig informationer ca. 1 gang om måneden med nyheder, inspiration og tips og tricks.
Du kan til enhver tid framelde dig igen ved at klikke på afmeldingslinket nederst i nyhedsbrevet. Boyum IT gør alt for at beskytte dit privatliv og vi foretager løbende kontrol med intern sikkerhed og procedurer. Vi har helt klare retningslinjer i forhold til behandling og anvendelse af personoplysninger. Bekræft venligst din tilmelding