Har du Quick-breve? Send fakturaer afsted uden besværet!

Online levering

Hvem husker ikke – at have en penneven – én du delte alt med og som du elskede at modtage breve fra? Eller den dag du modtog et brev fra for eksempel gymnasiet, handelskolen eller universitet – DU ER OPTAGET  – sikke en fest. Og glæden ved at modtage og sende breve, med menneskerne i den røde-dragt som mellemled, har altid været skønt – okay på nær rudekuverterne – de bringer sjældent glæde – dette gælder også den moderne online tjeneste e-boks og rudekuverter.

Med årene er brevene blevet færre og dermed dyrere. Vi sender ikke længere invitationer ud via posten, vi sender ikke fakturaer eller vigtige informationer – nej, dem sender vi i 99% af gangene med mail – hvorfor? Fordi det bare er nemmere og billigere.

I går læste jeg en artikel i Politikken, at PostDanmark igen genindfører dag-til-dag-levering til den lille sum af 27 kr.

De kaldes nu for Quick-breve, og du kan ikke anvende almindelige frimærker – du skal bruge en form for mobil-porto.

Det fik mig til at tænke – hvorfor overhovedet genindføre det? – Er der nogle, der sender breve afsted i dag – bruger de fleste ikke outlook eller en anden form for mail?

Okay, der må jo være nogle mennesker, der stadig gerne vil have muligheden for at sende et brev, ellers ville PostDanmark ikke genindføre det. Og det STORE spørgsmål er, er det 27 kroner værd?

27 kroner er meget – det er mere end du betaler for en hamburger hos McDonalds eller grøntsager såsom agurk, tomat, peberfrugt og gulerødder.

Nu arbejder jeg med online medier og derfor foretager jeg mig de fleste ting online – ligesom min mormor på 95 år.

Det er nemt, ubesværet og så er det muligt at holde styr på alle data.

Jeg elsker at vide hvad jeg har sendt og hvad jeg har modtaget – at jeg online kan oprette mapper til alle de vigtige papir jeg modtager, så jeg altid har styr på det. At slippe for store ringbind eller et vigtigt stykke papir fra for eksempel SKAT, forsvinder i rodet.

At have styr på al korrespondance og vide hvem der har sagt hvad, hvornår er et vigtigt aspekt, når det kommer til en virksomhed – det handler vel i bund og grund om, at have en mappe til alt – og helst ikke smide noget ud førende om 5 år.

Men igen – det må kunne gøres nemmere – og mere effektivt – tænk hvis du havde brug for at sende mere end ét dokument afsted – det kan du ikke gøre via fx. din almindelige mail-udbyder, fordi det er tungt at sende mange dokumenter afsted på én gang.

Når du nærmer dig den første i en måned, så skal der sendes en masse dokumenter afsted til kunder og samarbejdspartnere. Du bruger tid på at scanne, printe og ændre layoutet på det, som du skal sende. Du indtaster og er endelig klar til at sende – men husk kun få ad gangen, ellers melder systemet fejl.

Argh det er jo ikke det, som du har brug for vel!

Hvis du gerne vil kunne masseudsende, så er der heldigvis også en mulighed for det – det er et lille program, der med blot ét klik på musen gør det muligt for dig at sende en e-mail og oprette, gemme og udskrive ethvert dokument.

Dette lille program hedder  B1 Print & Delivery, og er et add-on til SAP Business One.

Jeg næver det lille add-on, fordi, den er hvad alle moderne virksomheder har brug for, for at kunne holde styr på alt hvad der sendes og modtages i virksomheden, for at kunne sikre alt har det samme udtryk og det sparer dig for en masse tid – og penge.

Du kan læse mere om det lige her!